Правилник о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала

На основу члана 14. Закона о архивској грађи и архивској делатности („Сл. гласник РС“ бр. 6/2020), Удружење Викимедија Србије, дана 04.12.2022. доноси следећи Правилник о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала ОПШТЕ ОДРЕДБЕ Члан 1 Овим правилником утврђује се начин евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала Удружења Викимедија Србије (у даљем тексту: Удружење). Члан 2 Послови евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала деле се у две групе: канцеларијско пословање и архивско пословање. Члан 3 Канцеларијско пословање обухвата: примање, прегледање и распоређивање поште, евидентирање аката и предмета и достављање истих за рад, административно-техничко обрађивање аката и предмета, отпремање поште. Архивско пословање обухвата: архивирање, коришћење и стручно одржавање архиве, одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала, предаја архивске грађе надлежном историјском архиву. Члан 4 Сва акта, дописи, прилози и остала документа могу да буду у писаној и електронској форми. Посебним Правилником о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената уређује се начин евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената. Удружење у свом раду не користи печат. Члан 5 У оквиру послова из члана 3. поједини термини имају следеће значење: Канцеларијско пословање обухвата евидентирање, чување и разврставање документарног материјала који је примљен у раду Удружења или који настане у раду Удружења. Акт/Службени допис је сваки писани састав којим се покреће, допуњава, мења, прекида или завршава неки службени поступак, који садржи следеће делове, без обзира на то да ли је настао у писаном или електронском облику: пун назив и адресу пошиљаоца, број и датум, назив и пуну адресу примаоца, кратак садржај предмета, веза ваш–наш број, текст акта, прилог, потпис овлашћеног лица. Документ је запис било које врсте, облика и технике израде који садржајем, контекстом и структуром пружа доказ о активности коју правно или физичко лице предузима, обавља или закључује током своје делатности или личне активности. Прилог је писани став (документ, табела, графикон, цртеж) који се прилаже уз службени допис ради допуњавања, објашњавања или доказивања садржине службеног дописа. Предмет је скуп службених дописа и прилога који се односе на исто питање и чине целину. Досије је скуп предмета који се односе на исту материју или на исто правно или физичко лице. Фасцикла је архивска јединица коју чини скуп документарног материјала више предмета или докумената који се односе на исту материју, активност, догађај или на исто правно или физичко лице, а који се после завршеног поступка чувају сређени у истом омоту. Документарни материјал представља целину докумената или записа насталих или примљених деловањем и радом субјеката, у изворном или репродукованом облику документа, без обзира на форму и формат бележења, као и прописане евиденције о њему. Архивска грађа, као документарни материјал који се трајно чува, представља одабрани изворни, а у недостатку изворног, и сваки репродуковани облик документа или записа који су настали радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа, ималаца јавних овлашћења, привредних друштава, предузетника, лица која обављају регистровану делатност, верских заједница, као и других правних или физичких лица, а од трајног су значаја за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области, без обзира на то када и где су настали, и да ли се налазе у установама заштите културних добара или ван њих, као и без обзира на облик и носач записа на ком су сачувани. Документарни материјал са роком чувања чини материјал који је од значаја за текући рад Удружења или материјал ком рок чувања није истекао. Архивски фонд чине сви архивски предмети који су настали пословањем Удружења. Стваралац архивске грађе и документарног материјала је правно или физичко лице чијим деловањем настаје архивска грађа и документарни материјал. Архивска јединица је регистратор, фасцикла, кутија, свежањ, омот у који се одлажу документарни материјал и архивска грађа. Безвредни документарни материјал чине делови документарног материјала који су изгубили оперативну вредност за текући рад, односно којима је истекао законски рок чувања, а немају својство архивске грађе. Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала представља поступак којим се архивска грађа бира из документарног материјала, уз уништавање оних делова документарног материјала којима је престала важност за текући рад, а немају својство архивске грађе. Листа категорија документарног материјала са роковима чувања је посебан акт којим се одређују врсте архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања. Листа садржи попис свих категорија документарног материјала насталог у раду и њихове рокове чувања. На основу Листе обавља се поступак одабирања архивске грађе, као и поступак уништавања безвредног документарног материјала. Категорије код којих је рок чувања трајно чувају се до предаје надлежном Историјском архиву. Архивска књига је основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца. Архивска књига садржи попис (инвентарни преглед) целокупног документарног материјала насталог у раду, као и оног документарног материјала који се по било ком основу налази код ствараоца. Архивска књига може да се води у писаном или електронском облику. Архивирање је процедура одлагања обрађених и завршених предмета у одговарајуће архивске јединице (регистраторе, фасцикле, кутије, омоте и др.) према хронолошком реду или утврђеној класификацији, као и њихова предаја у архивски депо. Архивски депо представља посебну просторију у којој се чува документарни материјал и архивска грађа одложена ад акта. Удружење, као микро правно лице, документацију чува у радним просторијама у посебено предвиђеним ормарима. Регистратурска јединица је фасцикла, кутија, регистратор у ком се архивира (одлаже) регистратурски материјал. ПРИМАЊЕ И ПРЕГЛЕДАЊЕ ПОШТЕ Члан 6 Пријем поште обавља се путем поштанске службе, електронским путем, личном доставом путем курира или на захтев странке. Пошта се прима у току трајања радног времена, у канцеларији. Пошту прима лице запослено на административним пословима у Удружењу. Члан 7 Лице запослено на административним пословима у Удружењу, када непосредно прима пошту од стране достављача (курира), дужно је да потврди пријем пошиљке стављајући датум и читак потпис у доставној књизи, на доставници, повратници или на копији аката чији се оригинал прима. У случајевима када датум предаје поште може да буде од значаја за рачунање рокова, уз примљену пошиљку обавезно треба приложити коверат. Члан 8 Запослени који отвара пошту је дужан да води рачуна да се не оштети њена садржина, као и да у коверту не остане неки прилог. Поверљиву и строго поверљиву пошту отвара заступник Удружења или запослени ког он за то овласти. Вредносне пошиљке отвара лице запослено на финансијским пословима у Удружењу. Пошта примљена за одређено лице запослено у Удружењу уручује се неотворена адресату. Ако пошиљка те врсте представља службени акт, прималац је дужан да у року од 24 часа по пријему акт врати лицу запосленом на административним пословима ради евидентирања. ЗАВОЂЕЊЕ АКАТА И ПРЕДМЕТА Члан 9 Удружење води уредну евиденцију о свом примљеном, односно сопственом документарном материјалу. Предмети и акти се евидентирају и достављају у рад истог дана када су примљени. У оквиру канцеларијског пословања води се електронски деловодник као основна евиденција о предметима и актима. Члан 10 У деловодник се уписују следећи подаци за сваки предмет посебно: Деловодни број; Датум пријема или издавања/слања; Врста предмета; Кратак опис предмета; Подаци о лицу које прима, коме се издаје или о лицу коме се шаље документ; Број примљеног акта, а ако нема броја, датум дописа; Разне врсте напомена или приговора/обавештења уколико их има. На крају године деловодник се закључује службеном забелешком са констатацијом колико је предмета заведено у тој години. Забелешка се датира, а потписује је овлашћено лице Удружења. ОТПРЕМАЊЕ ПОШТЕ Члан 11 Сви завршени предмети које треба отпремити, архивирати или уступити, враћају се лицу запосленом на административним пословима. Члан 12 Отпремање поште врши лице запослено на административним пословима. Сва пошта преузета у току дана, отпрема се истога дана. АРХИВИРАЊЕ И ЧУВАЊЕ ДОKУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА Члан 13 Сви решени предмети морају бити одложени у одговарајуће архивске јединице. На спољним омотима архивских јединица исписује се: пун назив Удружења, година настанка и врста документарног материјала, евиденциони бројеви предмета и редни број под којим је архивска јединица уписана у Архивску књигу. Документарни материјал чува се према роковима утврђеним у Листи категорија документарног материјала са роковима чувања. Пре архивирања треба проверити да ли је предмет завршен и да ли се у предмету налазе неки прилози или документи који не припадају истом. Члан 14 Завршени предмети се одлажу у ормаре распоређени по годинама и поретку из архивске књиге, у одговарајућим сталажама - полицама. Полице морају бити суве, а документација смештена у одговарајуће фасцикле. Члан 15 Сав документарни материјал настао у раду Удружења уписује се у Архивску књигу, која служи као општи инвентарни преглед целокупног архивског материјала. Евидентирање се врши за сваку пословну годину од 01.01. до 31.12. текуће године. Уписивање у Архивску књигу врши се на следећи начин: у рубрику 1. уписује се редни број. Под једним редним бројем уписује се истоветни материјал без обзира на количину. Редни бројеви се настављају из године у годину; у рубрику 2. уписује се датум уписа; у рубрику 3. уписује се година, односно раздобље у којем је документарни материјал настао (за документарни материјал који обухвата податке из више година уписује се почетна и крајња календарска година); у рубрику 4. уписује се садржај, врста архивске грађе или документарног материјала; у рубрику 5. уписује се класификациона ознака (ако је устројена); у рубрику 6. уписује се рок чувања из Листе категорија; у рубрику 7. уписује се број сагласности на Листу категорија; у рубрику 8. уписује се количина документарног материјала; у рубрику 9. уписују се просторије и полице/уређаји за складиштење у рубрику 10. уписује се број и датум записника; у рубрику 11. уписује се примедба. Члан 16 Препис архивске књиге (може бити извод из рачунара/фотокопија обрасца архивске књиге) за документарни материјал настао у претходној години, доставља се надлежном Историјском архиву, до краја априла месеца текуће године. Члан 17 У предвиђеним ормарима чува се документарни материјал и архивска грађа, у сређеном и безбедном стању, до уништења према Листи категорија документарног материјала са роковима чувања или до предаје надлежном архиву. Удружење је као стваралац архивске грађе дужно да осигура микроклиматске, хемијско-биолошке и физичке услове за заштиту архивске грађе и документарног материјала од штетног деловања температуре, влаге, светлости, зрачења, прашине, микроорганизама, инсеката, глодара и физичких оштећења. ОДАБИРАЊЕ АРХИВСKЕ ГРАЂЕ И УНИШТАВАЊЕ БЕЗВРЕДНОГ ДОKУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА Члан 18 Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала врши се на основу Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања. Листа је саставни део овог Правилника. Члан 19 Листа категорија садржи редни број, назив категорије документарног материјала и рок чувања. Уколико се током године јаве нове врсте докумената, врши се измена и допуна постојеће Листе. Члан 20 Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања усваја Скупштина Удружења, потом се усвојена Листа доставља надлежном архиву у два оригинална примерка. Листа се примењује по добијеној писменој сагласности од стране архива. Члан 21 За трајно чување одређују се категорије материјала које садрже податке од значаја за рад Удружења и запослених у њему, као и податке који одражавају суштину рада Удружења. Архивска грађа чува се трајно у облику у којем је изворно настала. Члан 22 За документарни материјал који није оцењен као архивска грађа, рокови чувања се одређују зависно од потреба Удружења за коришћење у практичне сврхе, као и у складу са посебним законским прописима. Члан 23 За поступак одабирања архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала коме је рок чувања истекао, одлуку доноси Управни одбор Удружења. Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала обавља се на основу Листе категорија документарног материјала са роковима чувања. Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала обавља се искључиво из сређеног и у архивској књизи евидентираног документарног материјала. Уништавање безвредног документарног материјала обавља се сваке године за документарни материјал чији су рокови чувања истекли. Члан 24 За послове на одабирању архивске грађе и израду пописа безвредног документарног материјала коме су рокови чувања истекли формира се комисија. Одлуку о формирању комисије доноси Управни одбор Удружења. Члан 25 Попис безвредног документарног материјала саставља се и доставља надлежном Историјском архиву у два примерка и садржи: назив Удружења у чијем је раду материјал настао, датум и место састављања пописа; попис категорија безвредног документарног материјала са редним бројем пописа, редним бројем архивске књиге, годином настанка, бројно израженом количином у фасциклама, кутијама, регистраторима, књигама, итд, и са назнаком рока чувања; укупна количина документарног материјала предложеног за уништење; потписе чланова Kомисије која је предложила наведени документарни материјал за уништење. Члан 26 Након добијене сагласности надлежног архива, приступа се уништавању документарног материјала, при чему је стваралац дужан да предузме неопходне мере заштите података који би могли повредити права и правни интерес лица на која се документарни материјал односи. ПРЕДАЈА АРХИВСKЕ ГРАЂЕ НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ Члан 27 Архивска грађа се о трошку Удружења предаје надлежном Историјском архиву, након тридесет година од њеног настанка или по престанку рада ствараоца. У сагласности са надлежним архивом, рок из става 1. овог члана у изузетним случајевима се може скратити или продужити. Члан 28 Удружење као стваралац архивске грађе дужно је да архивску грађу преда у оригиналу, сређену, означену, пописану, неоштећену или са санираним оштећењима, технички опремљену. О примопредаји архивске грађе сачињава се Записник чији је саставни део Попис архивске грађе која се предаје надлежном Историјском архиву. ПРЕЛАЗНЕ И ЗАВРШНЕ ОДРЕДБЕ Члан 29 Удружење је обавезно да обавештава надлежни Историјски архив о свим статусним променама у погледу: промене назива, делатности, спајања, укидања, отварање стечаја/ликвидације, промена адресе, физичко пресељење, адаптација просторија/е, као и свим променама које су од значаја за архивску грађу, најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка. Члан 30 Удружење и сви запослени су дужни да са изузетном пажњом чувају и одржавају архивску грађу и документарни материјал у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности, овим Правилником и стручним упутствима надлежног Историјског архива. Члан 31 Правилник ступа на снагу даном усвајања од стране Скупштине, а одредбе члана 10 овог Правилника примењиваће се почев од 01.01.2023. године.