Правилник о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената
|
Овај правилник је усвојен на седници Скупштине Викимедије Србије одржаној 4. децембра 2022. године.
|
|
На основу члана 14. Закона о архивској грађи и архивској делатности („Сл. гласник РС“ бр. 6/2020), Удружење Викимедија Србије, дана 04.12.2022. доноси следећи Правилник о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената
ОПШТЕ ОДРЕДБЕ
Члан 1
Овим правилником се регулише начин евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената, те електронског пословања у информационим системима Удружења. Члан 2
У оквиру електронског пословања поједини термини имају следеће значење: Електронско канцеларијско пословање обухвата послове канцеларијског пословања са електронским документима у информационом систему. Електронски документ јесте скуп података састављен од слова, бројева, симбола, графичких, звучних и видео записа садржаних у поднеску, писмену, решењу, исправи или било ком другом акту који сачине правна и физичка лица или органи власти ради коришћења у правном промету или у управном, судском или другом поступку пред органима власти, ако је електронски израђен, дигитализован, послат, примљен, сачуван или архивиран на електронском, магнетном, оптичком или другом медију. Електронско пословање је употреба података у електронском облику, средстава електронске комуникације и електронске обраде података у обављању послова Удружења. Електронски потпис је скуп података у електронском облику који су придружени или логички повезани са другим (потписаним) подацима у електронским облику тако да се електронским потписом потврђује интегритет тих података и идентитет потписника. Сврха електронског потписа је да потврди аутентичност садржаја поруке (доказ да порука није промењена на путу од пошиљаоца до примаоца), као и да обезбеди гарантовање идентитета пошиљаоца поруке. Архивска грађа, као документарни материјал који се трајно чува, јесте одабрани изворни, а у недостатку изворног, и сваки репродуковани облик документа или записа који су настали радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа, ималаца јавних овлашћења, привредних друштава, предузетника, лица која обављају регистровану делатност, верских заједница, као и других правних или физичких лица, а од трајног су значаја за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области, без обзира на то када и где су настали, и да ли се налазе у установама заштите културних добара или ван њих, и без обзира на облик и носач записа на коме су сачувани. Архивска грађа у електронском облику је архивска грађа која је изворно настала у електронском облику. Документарни материјал у електронском облику је документарни материјал који је изворно настао у електронском облику. Дигитализација је конверзија документа из облика који није електронски у електронски облик. Дигитализовани документ је документ који је настао дигитализацијом изворног документа. ЕЛЕKТРОНСKО KАНЦЕЛАРИЈСKО ПОСЛОВАЊЕ
Члан 3
Електронско канцеларијско пословање обухвата настанак, употребу и заштиту података у електронском облику, средства електронске комуникације и електронске обраде података у обављању послова Удружења. Електронско канцеларијско пословање обезбеђује да се у информационом систему Удружења обављају послови канцеларијског пословања односно да се у том систему поступа са свим документима у електронском облику. Члан 4
Пословне или рачуноводствене исправе могу да се чувају на електронским медијима као оригинална документа или дигиталне копије ако је обезбеђено да се подацима садржаним у електронском документу може приступити и да су погодни за даљу обраду; да су подаци сачувани у облику у коме су направљени, послати и примљени; да се из сачуване електронске поруке може утврдити пошиљалац, прималац, време и место слања и пријема; да се примењују технологије и поступци којима се у довољној мери обезбеђује заштита од измена или брисања података или друго поуздано средство којим се гарантује непроменљивост података или порука као и резервна база података на другој локацији. Члан 5
У оквиру електронског канцеларијског пословања у Удружењу се користе одговарајући информациони системи који омогућавају: вођење електронске евиденције о примљеној или новонасталој рачуноводственој документацији, као и осталим документима (дописи, захтеви, итд); обављање књиговодствених и рачуноводствених послова; интерну доставу електронских докумената и обавештавање овлашћених корисника система о електронским документима; бекап и чување електронских и/или у електронски облик пренесених докумената и њихово електронско архивирање. Лица ангажована од стране Удружења су дужна да користе рачуноводствени програм који омогућава функционисање система интерних рачуноводствених контрола и онемогућава брисање прокњижених пословних промена. Члан 6
Запослена лица у Удружењу су овлашћена за рад у постојећим информационим системима и имају одређену врсту овлашћења и права приступа, сходно задужењима радног места. Лица овлашћена за послове администрирања постојећих информационих система су лица запослена у Удружењу, или трећа лица ангажована од стране Удружења, која врше послове обезбеђења информационе сигурности и пружају подршку у раду. ЗАШТИТА ЕЛЕKТРОНСKИХ ДОKУМЕНАТА
Члан 7
Сви запослени у Удружењу дужни су да пажљиво рукују и раде са електронском и информатичком опремом, да је користе у складу са упутствима произвођача и интерним актима Удружења. Запослени су дужни да сваки квар или проблем електронске и информатичке природе пријаве овлашћеном лицу, како би се хитно и ефикасно предузеле мере за спречавање губитка података и осигуравање информационог система. У Удружењу је дозвољено коришћење искључиво слободног софтвера, или софтвера за чије коришћење постоји адекватна лиценца. Члан 8
Израда заштитних копија података (бекап) се спроводи у складу са потребама организације. ПРИСТУП ИНФОРМАЦИОНИМ СИСТЕМИМА
Члан 9
Приступ постојећим информационим системима имају сви запослени у Удружењу, сходно задужењима радног места. Заштита приступа подацима обезбеђује се давањем овлашћења непосредним извршиоцима од стране Управног одбора. Приступ постојећим електронским подацима у информационом систему могућ је искључиво уз помоћ одговарајуће лозинке запосленог, доделом нивоа права приступа систему или на други начин, одобрен од стране Управног одбора Удружења. Информације о лозинкама корисника се сматрају строго поверљивим и ни у ком случају није дозвољена размена лозинки између запослених нити откривање лозинки трећим лицима. Строго је забрањена свака намерна или несмотрена активност која може имати негативан утицај на правилно и непрекидно функционисање информационих система, на расположивост за употребу система легалним корисницима, као и активности и радње које се могу сматрати агресивним или увредљивим. Запослени не смеју да пишу, развијају, копирају, извршавају или чувају било какав злонамерни код чија је намена да неовлашћено репликује или уништи податке или на било који други начин омета нормално функционисање информационих система. ОБАВЕЗЕ УДРУЖЕЊА KАО СТВАРАОЦА И ИМАОЦА АРХИВСKЕ ГРАЂЕ И ДОKУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА У ЕЛЕKТРОНСKОМ ОБЛИKУ
Члан 10
Електронско архивирање спроводи се унутар информационог система у оквиру којег се чувају електронска документа, тако да је осигурано дуготрајно чување електронске архивске грађе, њено одржавање, мигрирање података на нове носаче у прописаним форматима, све до предаје електронске архивске грађе надлежном архиву, у складу са прописима којима се уређује архивска грађа и утврђеним роковима чувања. Електронско архивирање документације врши се у циљу лакшег проналажења докумената, чувања и бржег манипулисања пословним информацијама. Електронска документа морају бити електронски потписана квалификованим дигиталним сертификатом издатим од признатих сертификованих тела Републике Србије и представљају важећи електронски документ са којим ће се остваривати комуникација са другим правним лицима и/или државним институцијама. Сви сегменти поступака везаних за евидентирање, пописивање, извештавање и др, могу бити извршавани кроз програмске системе који производе електронска документа и извештаје. Члан 11
Обавеза Удружења је да осигура трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву. Члан 12
Удружење, као стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала у електронском облику, дужно је да спроводи процедуре и поступке везане за управљање документима, као и да користи информациони систем који гарантује заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената. Стварање услова за поступке и технолошка решења која се користе током поузданог електронског чувања архивске грађе и документарног материјала у електронском облику, врши у складу са Законом о архивској грађи, прописима којима се уређује поуздано електронско чување и осталим важећим прописима. Члан 13
Удружење, као стваралац и ималац архивске грађе у електронском облику у обавези је да ову грађу преда заједно са припадајућим метаподацима и декодирану, на начин који одреди надлежни јавни архив. Удружење, као стваралац и ималац архивске грађе у електронском облику дужно је да, приликом предаје, омогући употребљивост садржаја архивске грађе, уз обезбеђење техничких услова, у складу са законским прописима. Члан 14
Удружење је дужно да обезбеди поступке и технолошка решења која се користе током поузданог електронског чувања докумената. Поуздано електронско чување документа подразумева обезбеђење: доказа да је документ постојао у тачно одређеном тренутку засновано на квалификованом временском жигу; одржавање статуса валидности квалификованог електронског потписа или печата у односу на временски тренутак настанка; доступност изворно чуваног електронског документа; одржавање поверења у интегритет и аутентичност током целог периода чувања. Члан 15
Архивска грађа, као и документарни материјал који се трајно чува, из којих није извршено одабирање архивске грађе, не сме се оштетити ни уништити. У случају докумената који су изворно настали у облику који није електронски, Удружење може да изврши дигитализацију документа у електронски облик погодан за чување. Изворни облик документарног материјала, који није електронски и за који није прописан трајан рок чувања, може се уништити и пре истека прописаног периода чувања, уколико се дигитализује и чува у оквиру услуге квалификованог електронског чувања докумената у складу са Законом. Члан 16
Правилник ступа на снагу даном усвајања од стране Скупштине. | |||